البيانات و المعلومات و دورها في اتخاذ القرار
اتخاذ القرار يبرز دور المعلومات كأحد الموارد الرئيسية في منشئات الأعمال و ذلك بغية ترشيد ممارسات الإدارة في مجالات وظائفها : التخطيط و التنظيم و الرقابة . فمثلا التخطيط السليم للقرار يقوم على أساس توافر المعلومات المتعلقة بالمشكلة القرارية لإجراء المحاكمة بهدف اتخاذ قرار رشيد مرتبط في طبيعته بدرجة كفاءة المعلومات المتاحة لمتخذ القرار و مدى الدقة في تمثيلها للظاهرة المدروسة .
سنتحدث في هذا المقالة الرائعة التي نرجو أن تنال إعجابكم عن معلومات مهمة و قيمة أبرزها :
- البيانات و المعلومات ودورها في اتخاذ القرار.
- خصائص المعلومات اللازمة لصنع القرار .
- أنواع المعلومات اللازمة لصنع القرار .
- بالإضافة إلى مجموعة من المعلومات المهمة و القيمة . إضافة إلى معلومة مميزة في نهاية كل مقال كما عودناكم .
البيانات و المعلومات ودورها في اتخاذ القرار :
تمثل البينات الحقائق و الأرقام و الخرائط و الإشارات التي تعبر عن فكرة ، و التي يمكن ترجمتها و معالجتها من قبل الإنسان أو الأجهزة الإلكترونية ، لتحول إلى نتائج يمكن الاستفادة منها .
و الأمثلة كثيرة على البيانات التي تحدث في مجالات الأعمال : كأرقام المبيعات السنوية و الشهرية و أرقام الإنتاج المخططة و المنفذة و كافة حسابات الموازنة و الموارد و النفقات المعبرة عن العمليات المالية و ما إلى ما هنالك من البيانات في الأنشطة المختلفة في ميادين الحياة.
أما المعلومات فهي البيانات التي تمت معالجتها بطريقة محددة كما في الفرز و التحليل و التبويب و التخليص و إجراء العمليات المالية لتعطي معنى كاملا يمكن من استخدامها . تحتاج إدارة المنظمات في جميع مستوياتها إلى معلومات متنوعة لخدمة أهدافها في التخطيط و التنظيم و الرقابة و صنع القرارات التي تهم مختلف مجالاتها الوظيفية كالمعلومات الخاصة بالإنتاج مثل الكفاءة الإنتاجية للآلات و معدلات الصيانة ، و المعلومات الخاصة بمجالات التسويق كمتوسط الشهرية من كل صنف من مزيج المنتجات و ربحية الأصناف و معدل دوران المبيعات لكل نوع ، و كذلك في مجال الأفراد (إنتاجية العمال ) و في مجالات التمويل (معدلات العائد ، رأس المال نسب السيولة ، و التداول) كما تلعب المعلومات دورا هاما في تطوير البحوث و التجارب للأنشطة الاقتصادية في المنظمات الصناعية ، فمثلا متوسط تكلفة التجارب و البحوث الجديدة الخاصة بالمنتجات و طرق الإنتاج المستخدمة خلال فترة زمنية معينة .
خصائص المعلومات اللازمة لصنع القرار
إن عملية صنع و اتخاذ القرار التي تؤدي إلى حل ما عملية مركزية من وجهة نظر الإدارة فمعظم الأساليب الإدارية الحديثة قد بدأت تتجه إلى دراسة الظروف و العوامل الإجراءات التي تعرقل عملية اختبار البديل الأمثل ، و بدأ التركيز على خطوات حل المشكلة وتحديد صحيح المعلومات المطلوبة و خصائصها و التي يمكن تجميعها بما يلي :
المصداقية و الثقة : عند اتخاذ القرار إذا لم تكن المعلومات المتوافرة عن الظهرة دقيقة و صحيحة فهذا سيعكس توجيه الأعمال و صنع القرارات باتجاهات خاطئة .
عدم التحيز : إن الوصول إلى معلومات ذات جودة عالية و غير متحيزة يتطلب عمليات و إجراءات كثيرة من حيث تبويب و تنظيم و تخزين و سهولة الوصول إليها و هذا ما يتطلب تكاليف مادية لا بأس بها تتحملها المؤسسة . لذلك يجب أن تكون المعلومات مرتبطة باحتياجات المستفيدين سواء كانوا مديرين أو عاديين في المؤسسة لتتمكن من استخدامها في عمليات الإدخال للوصول إلى القرارات الرشيدة .
الشمولية : إن المعلومات لكي نقوّم جدواها يجب أن تكون شاملة لكل حقائق الظاهرة موضع الدراسة و كل المؤثرات التي يمكن أن تؤثر عليها لتتمكن الإدارة م استخدامها في الأوقات المتباينة التي يمكن أن تواجهها .
التوقيت المناسب : عند اتخاذ القرار إن الخصائص الواردة سابقا لا تكفي إذا لم تصل المعلومة إلى المستفيد في الوقت المناسب لأنها ستفقد قيمتها و بالتالي تمثل ضياعا للعمال و الوقت و الجهد الذي أنفقا في إنتاجه .
أنواع المعلومات اللازمة لصنع القرار :
إن متخذ القرار يجب أن يراعي تمثيل العينة المأخوذة بأنها تمثل المجتمع الإحصائي حتى يصل للاستنتاجات الاتي تصف هذا المجتمع . أما العينة التي لا تمثل المجتمع الإحصائي فندعوها بالعينة المتحيزة و بالتالي الاستنتاجات التي نحصل عليها من هذه العينات تكون خاطئة و غير صحيحة . فمثلا إجراء مقابلة مع المواطنين الذين يأتون للسوق صباحا يوم الثلاثاء فقط لكون قد استثنينا الفئات التي تأتي غير هذا اليوم أو الذين يأتون مساءا و بالتالي تكون المعلومات متحيزة و نذكر بأن هذه المعلومات يمكن أ، تكون مساعدة للمعلومات الشخصية للإداري للوصول إلى القرار المناسب ، و كذلك فإن المجتمعات و العينات الإحصائية ليست مستقرة أو ثابتة و قد تتغير من فترة إلى أخرى و ذلك بحسب المعطيات الجديدة التي تظهر . فمنها معلومات كمية معبرا عنها بشكل رقمي و نوعية يصعب التعبير عنها بشكل عددي و بالتالي نكتفي بتعداد خصائص المعلومات و تقسيماتها .
المعلومة الإضافية :
عند اتخاذ القرار يجب علينا و على جميع متخذي القرار تقييم صنع القرارات و تشمل عملية التقييم وضع معايير لتقيم الحلول لكن المشكلة التي عادة ما تنشأ هل سيتم الاعتماد على هدف واحد أو على أهداف عدة ؟ فقد تتعارض الأهداف التي تسعى المنظمة إلى تحقيقها ، الأمر الذي يتطلب في يعض الأحيان الأخذ في الاعتبار أكثر من هدف فقد يكون الحل المطروح جيدا في ظل ظروف معينة .
ختاما : نرجو أن نكون قد قدمنا لكم معلومات قيمة و مفيدة في هذا المقال . لا تنسوا دعمنا و تحفيزنا بشكل مستمر و مشاركتنا آرائكم في التعليقات .
شاهد ايضا كيفية كتابة تقرير أو مستخلص عمل 2024
