مفهوم الإدارة بالاستثناء:
المفهوم العام للإدارة بالاستثناء هو أن العلاقة بين المستويات الإدارية في الهيكل التنظيمي يجب أن يحكمها تحديد دقيق للسلطات و المسؤوليات إذ تتحدد وظائف مستوى إداري ويترك له ممارسة النشاط بدون تدخل من المستوى الإداري الأعلى . إلا في حالة حدوث انحرافات هامة عن الطريق المؤدي إلى تحقيق الأهداف المخططة. لذلك يحتاج هؤلاء المديرون إلى إخبارهم بأن الأداء يسير طبقاً لما هو مخطط أو حتى إخبارهم بأن الأداء يتم في إطار حدود معنية ذلك لأن انشغال المديرين بالتفاصيل والإجراءات سوف يكون على حساب علاج مشاكل إدارية أكثر أهمية لا يمكن تفويض قراراتها إلى مستويات إدارية أدنى.
الإدارة بالاستثناء
أسلوب إداري يقوم على أساس التفاهم بين الرئيس ومرؤوسيه حول تنفيذ العمل.
ومحور هذا التفاهم يعتمد على أنه طالما أن العمل يسير وفق ما هو مخطط ومرسوم له فلا داعي للمرؤوسين أن يقوموا بإبلاغ رئيسهم بذلك. حيث يقتصر إعلام الرئيس فقط عن الأمور غير العادية أي الاستثنائية التي تنحرف عن المعايير المحددة وفق ما هو مرسوم و مخطط .
ففي هذه الحالة فقط على المرؤوسين أن يرفعوا الأمر إلى السلطة الأعلى صاحبة الحق , لاتخاذ القرار المناسب حيال الانحراف .
فعلى سبيل المثال ليس هناك حاجة أن يعلم الرئيس بأن مرؤوسيه قد التزموا بحدود الاعتمادات المالية الواردة في الميزانية فذلك أمر مفرغ منه , ولكن يهمه أن يعلم أن الإنتاج قد تجاوز الحدود المقررة له في الخطة, أو أنه دون المقرر له, فالإبلاغ عن هذا الانحراف -الموجب أو السالب- يجب أن يعرفه الرئيس ليتمكن من دراسته, واتخاذ القرار المناسب حياله.
انواع القرارات
في ضوء ما تقدم يمكن القول أنه في ظل الإدارة بالاستثناء يمكن التمييز بين نوعين من القرارات:
• القرارات الروتينية: وتمثل الأعمال التي تتكرر والتي يمكن تحويلها إلى روتين, يعطى للقائمين على تنفيذها تعليمات محددة للقيام بها. وهذه الأعمال لا يتدخل الرئيس في إدارتها , واتخاذ القرارات حيال المشكلات التي تصادفها , إلا إذا حدثت أمور استثنائية غير متوقعة أثناء تأديتها. ومثال على هذه الأعمال هو الأعمال الكتابية التي تحكمها قواعد وإجراءات محددة .
• القرارات الإدارية غير الروتينية: وتمثل الأعمال التي تعالج مشكلات أو مواضيع ذات طابع هام لها تأثير كبير وطويل على المنظمة , وهي لا تتكرر ولا يمكن تحويلها إلى عمل روتيني متكرر , هذه الأعمال أو المشكلات يترك موضوع البت فيها للرؤساء أصحاب السلطة والاختصاص.
أهمية الإدارة الاستثناء
يعد تايلور رائد الإدارة العلمية من أوائل المفكرين الذين نادوا بضرورة استخدام أسلوب الإدارة بالاستثناء إلا إنه حصر نطاق استخدامه فقط في مجال الرقابة ، وقد قال في ذلك : على الرئيس ألا يشغل باله سوى بالأعمال التي تكون بالغة الجودة، أو بالغة السوء. حيث يتطلب الأمر أن يوجه إليها اهتمامه واتخاذ ما يناسب من قرار.
ولقد تنبه مفكرو الإدارة بعد ذلك إلى أهمية هذا الأسلوب باعتباره وسيلة يمكن استخدامها لتخفيف عبء العميل عن الرؤساء . وعلى الأخص في مستوى الإدارة العليا الذين يعانون من كثرة أعباء العمل ومشكلاته ومسؤولياته . لقد أصبح الرئيس بحاجة إلى مثل هذا الأسلوب والاعتماد عليه , إذ لعله يجد المخرج الذي يساعد في تخفيف عبء العمل عن كاهله , وتوفير وقتها الإقلال من إرهاق أعصابه.
لهذا عمد مفكرو الإدارة إلى تطوير هذا الأسلوب ليتماشى مع الحاضر الذي نعيشه, والمليء بالمتغيرات السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتكنلوجية الخ .التي تضع ضغوطاً متزايدة على عاتق الرؤساء.
مراحل استخدام أسلوب الإدارة بالاستثناء
يمر استخدام أسلوب الإدارة بالاستثناء بمراحل محددة يمكن إيضاحها بما يلي:
A. التنبؤ و التخطيط :
يعتمد أسلوب الإدارة بالاستثناء كغيره من أساليب الإدارة بشكل أساسي ومباشر على التنبؤ والتخطيط , اللذين بموجبهما يتم وضع الأهداف المرغوب بتحقيقها والخطط التي بوساطتها التنفيذ, وبالطبع أي حطة ما هي في الواقع إلا معايير محددة بشكل مسبق يتم مقارنة الإنجاز الفعلي بها للوقوف على مدى سلامة التنفيذ وتحقيق الأهداف المنشودة.
وفي الحقيقة تفيد هذه المعايير في أنها توضح المواضيع والمشكلات التي تتسم بطابع الأهمية والتي تحتاج إلى معالجة من قبل الرؤساء أصحاب السلطة والاختصاص , والأمور العادية ذات الطابع الروتيني المتكرر التي يمكن تفويض موضوع معالجتها للمرؤوسين . وذلك لتفريغ وقت الرؤساء للأعمال الاستثنائية التي تساعد الرؤساء في أن يعرفوا مقدماً أي نوع من القرارات التي يمكن تفويضها , وأيها يجب أن يكون في يدهم.
B. الملاحظة والمتابعة:
في هذه المرحلة يقوم الرؤساء بالملاحظة الدورية وقياس الأداء عن المعايير المحددة أولاً بأول , فهذا العمل هو بمثابة العين الساهرة على حركة الأداء واتجاهه نحو الأهداف المخططة .
C. المقارنة وتحديد الانحرافات:
في هذه المرحلة تجري مقارنات بين الأداء الفعلي والمتوقع , بغرض التعرف على الاستثناءات , وتحليل الأسباب بتقرير يطلب فيه اتخاذ القرار من الرئيس صاحب السلطة حياله . وليست عملية المقارنة بالمهمة الصعبة ، فهي لا تتطلب سوى عين موضوعة غير متحيزة , وذلك لكي تقرر ما إذا كانت حالة معينة تختلف عن حالة معيارية محددة مقدماً , وإذا كانت تختلف فإلى أي مدى هذا الاختلاف (هل هو استثنائي أم لا).
D. اتخاذ القرار:
عملية اتخاذ القرار المناسب وتهدف القرارات هنا إلى التعامل مع حالتين أساسيتين:
- اتخاذ قرارات بغرض معالجة الاستثناءات وتصحيحها , وهذا النوع من القرارات يعتبر رقابة , وعليه يمكن القول إن الاستثناء سلبي.
- قد تكون الاستثناءات عبارة عن فرص لم تؤخذ بالحسبان في مرحلة التخطيط , وبذلك فإن القرارات تهدف إلى اختبار البديل يمكن الإدارة من الاستفادة من هذه الفرص , وبالتالي فالاستثناء هنا إيجابي.
وبشكل عام كلما زاد حجم المؤشر الحالة الاستثنائية دل على زيادة صعوبة المشكلة التي ينطوي عليها الموقف.
شاهد ايضاً البيانات و المعلومات و دورها في اتخاذ القرار.
