كيفية كتابة تقرير أو مستخلص عمل
سنتعرف في هذا المقال إن شآءالله عن:
كيفية كتابة تقارير ومستخلصات العمل بأفضل وأبسط ما يمكن كغ المعلومات والتعليمات والاستبيانات اللازمة والهامة أهم الإرشادات والملاحظات لكتابة التقرير بشكل مذهل.
كتابة تقرير أو مستخلص عمل
قد تشعر بمسؤولية كبيرة إذا طلب منك في العمل كتابة تقرير حول مسار العمل وميزانيته وبعض الأمور الخاصة بأعمالك ، لكن المهمة التي سوف تقوم بها أسهل وأبسط بكثير مما تتخيل.
تشير تقارير العمل إلى مدى التحسن والتطور الذي مررت به أثناء العمل أو تتضمن نتائج وبيانات وصلت إليها وتوصيات فيما يتعلق بشأنٍ ما داخل العمل وتطور في إنتاجية وميزانية العمل .
لذا عند كتابة تقرير عمل حول أعمالك والمهام التي تقوم بها ، عليك البدء بتحديد موضوع التقرير ومحور التقرير وإلى من توجهه ومن سوف يقرأه والقيام بما يكفي من البحث وتحديد الهدف من هذا التقرير.
بعد ذلك، انتقل إلى صياغته بالطريقة المعتادة المتعارف عليها لكتابة التقارير في سوق العمل ثم ألقِ عليه نظرةً أخيرة لمراجعته وتدقيقه .
إعداد كتابة تقرير العمل بالشكل الصحيح:
حدد هدف التقرير وموضوعه ومحور هذا التقرير: سيُطلب منك أحيانًا إعداد التقرير الخاص بعملك ، ووقتها سيكون الهدف والموضوع مرفقين مع الطلب. إن لم تكن متأكدًا بشأن الهدف أو الموضوع، فكّر فيما تود قوله لمن سترسل إليه التقرير؛ يمكنك أيضًا الاستعانة بمديرك المباشر بخصوص هذا الأمر ومايشابه ذلك .
على سبيل المثال: قد يكون هدفك هو تحليل قضية أو مشكلة ما خاصة بالعمل وبالإنتاج وبتطور هذا العمل حينها، اشرح نتائج المشروع والبيانات والمعلومات التي توصلت إليها الذي عملت عليه أو أعد تقريرًا ملخصًا لما آل إليه العمل من تقدم في هذا المشروع وفي مسار العمل ثم سلّمه لمديرك.
عليك اختيار النبرة ودرجة الصوت وأختيار الكلمات المناسبة والطريقة المناسبة لصياغة التقرير ليناسب من تخاطبه ومن سوف يقرأ التقرير ويعمل به بالإضافة إلى لغة الجسد المهمة كثيراً في التحاور وإيصال أفكارك إلى الآخرين بطريقة سهلة ومفهومة .
يجب أن تكون على دراية ومعرفة جيدة بمدى ما يعرفه الشخص الذي تخاطبه لتحديد المصطلحات والمفاهيم المطلوبة والخاصة بالعمل .
وعند كتابة تقارير العمل، عليك استخدام مصطلحات ومفاهيم مناسبة وصياغة مهنية وعملية متخصصة تختلف عن تلك التي تصيغ بها أي خطابات تُعدها خارج إطار هذا العمل.
عليك أن تعرف من سيقرأ تقريرك:
لأنه يساعدك كثيراً في اختيار وصياغة العبارات والأفكار في تقريرك ..ضع في حسبانك عند إعداد التقرير أن تجعله مناسبًا ومفيدًا ومفهوماً وواضحاً لأي شخص يقرأه .
إن كنت تخاطب أنماطًا مختلفة من القراء ومن العملاء، عليك كتابة أي نتائج وأي معلوماتٍ مهمة مهما بدت بديهية أو بسيطة . عليك افتراض أدنى مستويات الإدراك فيمن تخاطبهم وإعداد تقريرك على هذا الأساس أي يجب وضع أكبر عدد وكم من المعلومات والبيانات في تقريرك مع الشرح البسيط والمختصر لتصل المعلومة والفائدة لكل من يقرأ هذا التقرير ولكي تتضح الصورة عند الجميع .
مع ذلك، عليك أيضًا أن تنوه قبل كل فقرة أنها موجهة لقطاع بعينه، حتى يتسنى لم لا يهمه الأمر أو لا ينتمي لهذا القطاع تجاوزها والذهاب للفقرة التالية. يمكنك أيضًا كتابة فقرة تتضمن ما يخص كل قطاع على حدى.
اجمع كل ما تحتاج إليه من أبحاث ودراسات وتجارب ومعلومات أو أي لوازم أخرى ممكنة لتصل إلى هدفك في إعداد أفضل تقرير عمل، دوّن وسجل كل ما استعنت به في الوصول لأي نتيجة أو المعلومة أو التوصية بأي شيء.
قم بالإشارة إلى تلك الأشياء وإلى المراجع والمصادر عند إعداد التقرير، وقد تحتاج إلى إرفاقها مع ملحقات التقرير.
إليك بعض أنواع الأشياء التي قد تحتاجها عند إعداد وكتابة تقرير :
- معلومات مالية وتجارة
- رسوم بيانية.
- بيانات ومعلومات توضيحية ومشروحة بطريقة سهلة ومفهومة جيداً.
- إحصائيات ونتائج مستنتجة ودقيقة .
- دراسات وأبحاث وتجارب على تقريرك العملي والمهني.
- استبيانات ومعلومات و حلقات بحث حول مواضيع وتقارير أعمالك ومهامك الرسمية .
- آراء ومعلومات وأفكار هامة من الخبراء والعاملين والعملاء من حوارات ونقاشات أُجريت معهم.
راجع تقدّمك إن كان تقريرك بشأن تسجيل التقدم والتطور في العمل وتطوير روتين العمل والعمال والموظفون .
يُوصف تقرير التقدّم بالجودة والكفاءة إذا كان يتضمن تحليلًا لما قدمته من عمل أو ما توشك على تقديمه وتحقيقه، وتحديد ما إذا كان العمل يسير على نحو جيد لتحقيق المرجو أم لا.عليك التعامل مع التقرير كما لو أنه إجابة لأسئلة واستفسارات افتراضية قد تُطرح حول المشروع، إليك بعض المواد والأسئلة والأفكار الهامة التي قد تحتاج إرفاقها مع ملحقات تقريرك:
هل تغيرت فرص إنجاز المشروع أو رؤيته وهدفه عن وقت البدء؟
- ما المهام التي أديتها منذ آخر تقرير تم تقديمه لمدير عملك؟
- ما المهام التي أنت بصدد القيام بها وإنجازها بالشكل المطلوب ؟
- هل يسير العمل بالمشروع وفقًا للوقت المخطط له أم لا؟ ولماذا إن كانت الإجابة لا؟
- ما العراقيل والمعوقات والعقبات التي تواجهها والتي تقف في مشروعك ؟ وكيف تخطط لتجاوزها وحلها؟
- هل أضاف لك العمل بالمشروع أي خبرةٍ أومعلومات ومهارات هذا الشهر او خلال المدة التي عملت بها ؟
شاهد ايضاً كتابة تقرير فني هندسي
اكتب ملخصًا لما ستحتاج إليه من معلومات وبيانات ونتائج لإرفاقها بالتقرير.
دوّن كل ما يتبادر إلى ذهنك من أفكار وخواطرٍ في هذا الملخص الذي تعده لاستخدامها في الوصول إلى هدفك وكتابة التقرير بأفضل ما يمكن .
لست بحاجة إلى أن يكون ملخصك منظمًا ومُصاغًا بصورةٍ مثالية، بل أنت فقط بحاجة إلى مسودة تدون بها أفكارك والنتائج لتساعدك ليس إلا.
في الأغلب الأعم ، عليك بدء التقرير أو الملخص بعرض النتائج والاستبيانات والاستنتاجات والتوصيات ثم الانتقال إلى الاستفاضة في شرح كيفية وصولك إلى تلك النتائج والمعلومات ورأيك حول مدى فاعلية هذه الأفكار والبيانات للتطبيق على أرض الواقع في عملك وكيفية عرضها على مدير أعمالك ليتقبلها ويطبقها بالشكل المناسب والصحيح.
إن كنت مُقدمًا على طرح وجهة نظر أو توصيةٍ ما مثيرة للجدل، عليك شرحها وتبسيطها بشكلٍ مفصل ليسهل على من تخاطب استيعابها وفهمها بشكل صحيح.
صياغة التقرير وحبكه بالشكل المطلوب
استخدم غلاف أو صفحة معنونة وملونة بألوان تناسب تقريرك يجب أن تشتمل هذه الصفحة على عنوان التقرير والبيانات والاستبيانات المسلمة كلٍ في سطر منفصل عن الآخر.
اكتب في السطر التالي أسماء من ساعدوك وقاموا دعمك بالأفكار والمعلومات في هذا التقرير ثم اكتب اسم المؤسسة أو الشركة في السطر الرابع وحاول أختيار لون مناسب لكل سطر والغلاف أيضاً.
أحيانًا ما يستلزم الأمر إرفاق خطابٍ ومقدمة يشرح سبب كتابة التقرير ويوضح محتواه ورؤيتك الخاصة لما يجب عمله تاليًا في المستقبل .
هذا ما يشاع إجرائه عند إعداد التقارير والملخصات والمستخلصات كما في شركات المقاولات والبناء التي تحتاج وقتًا طويلًا أو تتطلب المزيد من الشروحات والاستبيانات الإضافية لتيسير استيعابها وفهمها بالشكل الصحيح على من يقرأها.
اسأل رئيسك عن توصياتٍ وإرشادات معينة بخصوص تنسيق وكتابة تقرير، فرئيسك هو أفضل من سيساعدك في إعداد التقرير والمستخلصات الخاصة بالعمل .
قدم دراسة تنفيذية مفصلة في تقريرك
عند كتابة تقرير او مستخلص عمل أرفق النتائج والبيانات التي وصلت إليها والتوصيات والشروحات؛ تتيح هذه الأشياء للقارئ فهم التقرير دون الحاجة إلى قراءة التقرير كله. لست بحاجة إلى تقديم شرحٍ مفصل وطويل ، فقط يكفي إيصال الفكرة للقارئ.
يجب أن تكون دراستك التنفيذية ملخصةً في نصف صفحة وألا تتجاوز الصفحة الواحدة .لا يجب أن تلخص باقي التقرير ، بل ركّز فقط على تلخيص الأفكار الهامة والرئيسية بالتقرير، كالتوصيات والإرشادات والتعليمات أو النتائج والبيانات التي انت بصدد الوصول إليها ومعرفتها بشكل صحيح وتدوينها بالمكان الصحيح والمناسب
إن كنت تُعد تقريرًا يقيس مدى التقدم والتطور في عملك ، يمكنك تجاوز هذا الجزء. أرفق جدولًا موضحًا ما يشتمل عليه تقريرك كما لو أنه فهرس كفهرس الكتاب لتوضيح الأفكار الرئيسية وتوضيح محتوى تقريرك
اكتب عناوين الفقرات في جدولك بالإضافة إلى أرقام الصفحات والفقرات التي تبدأ عندها الفقرات المعنونة، وسيضمن هذا للقراء سهولة تصفح التقرير والوصول لما يريدون اليه من معلومات واستبيانات وأفكار هامة
ضع عناوين ورؤوس مواضيع للفقرات لتيسير قراءة التقرير.
إن كنت تعُد تقريرًا عن التقدّم الحادث في سير العمل، فأنت لست بحاجةٍ إلى جدول المحتويات إلا إذا طلبه مديرك بنفسه.
اكتب مقدمة لشرح وإيجاز ما بداخل التقرير او المستخلص .
كتابة تقرير يجب ألا تكون المقدمة طويلة كثيراً عليك أن تكون موجزًا ومحددًا، حتى يتسنى للقارئ استيعاب ما تريد طرحه دون الحاجة إلى شروحات مفصلة وطويلة. لتكن مقدمتك محتوية على عددٍ محدود من الفقرات.
يجب ألا تتعدى مقدمتك في تقارير التقدم الفقرتين أو الثلاث فقرات كحدٍ أقصى. يجب أن تلخص المشروع الذي تعمل عليه وما تصبو وتسعى إلى تحقيقه وإنجازه بالشكل الصحيح والمناسب. يمكنك أيضًا أن تعرض ما تم إنجازه من عمل ومن إنجازات ، وما تخطط لإنجازه وتنفيذه في المستقبل.
اشرح النتائج التي وصلت إليها في عرضك للتقرير.
اعرض نظرة عامة عن البحث والتقييمات الخاصة بالمشروع، ثم ابدأ في تفسير واستنتاج ما وصلت إليه وكيفية ربط النتائج والاستبيانات بموضوع التقرير.عادةً ما تتضمن كل فقرة مقدمة شارحة وملخصة لها وقائمة بما وصلت إليه من نتائج ومعلومات .
مثال لطريقة عرض نتائجك: ” تزداد المخاطر والمشاكل على صحة عملائنا وزملائنا مع التقدّم في العمر ومع زيادة الأمراض ” .
على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب: “تدريب كل الموظفين على أداء الإسعافات الأولية المطلوبة عند الإصابة بنوباتٍ قلبية او ما شابه ذلك “.
اعرض كيفية وصولك لتلك الاستنتاجات والاستبيانات . اشرح كيف توصلت للموضوع أو القضية أو المشكلة المطروحة في التقرير. فسر ما وصلت إليه ثم اشرح كيف أدى بك هذا إلى ما تنصح به.
يجب أن يكون طرحك وموضوعك مقسمًا على عدة فقرات معنونة حتى يتسنى للقارئ معرفة محتوى الفقرة التي سيقرأها.
سيحتاج هذا إلى المزيد من البحث والإشراف والتقييم. يجب أن تكون هذه هي الفقرة الأطول في التقرير وفي المستخلصات .
تجنب الحديث بصيغة المتكلم في تقريرك اوفي مستخلصاتك .
قد يبدو من غير اللائق استخدام ضمير المتكلم “أنا” في تقارير العمل! إن كان تقريرك أو في مستخلصات عملك لأن ذلك يساهم في تنفير القارئ وتوقفه عن القراءة.. بخصوص أحد المشروعات والوظائف والمهام التي تعمل عليها بمفردك، لا مشكلة من استخدام ضمائر المخاطب في تقريرك وأنت توجه كلامك إلى القارئ مباشرة .
اجعل لغتك مهنية وعملية قدر المستطاع خلال صياغتك للتقرير او للمستخلص .
راجع تقريرك وصحح ما به من أخطاء وعثرات وسهوات ستنال الأخطاء النحوية والإملائية من المجهود المبذول في التقرير وبالتبعية من أدائك المهني والعملي لذلك يجب مراجعة التقرير بتمعن وبشكل دقيق
من المهم أن تقرأ التقرير مرارًا للتأكد من خلوه من أية أخطاء مطبعية أو في الصياغة أو وجود كلمات في غير موضعها المناسب تأكد من كل هذه الأمور . يجب مراجعة التقرير مرتين على أقل تقدير.
عند كتابة تقرير حاول أن تطلب من شخصٍ آخر تصحيح وتدقيق التقرير وقرائته بتمعن وتدوين بعض الملاحظات والتعديلات والأفكار الهامة والجميلة . من الصعب أن تحدد أخطائك بنفسك، بعكس الآخرين. إن كان لديك وقت، راجع التقرير او المستخلص قبل إرساله للهيئة المعنية بذلك ب24 ساعة.
بعض الأفكار والنصائح المفيدة عن كاتبة تقرير
بعد صياغة أول تقرير عمل تكتبه، يمكنك استخدامه كمرجعية وكمصدر للكتابة وللبحث وللاستنباط ونموذج في تنفيذ التقارير المستقبلية المماثلة لهذه التقارير . لربما يتوفر في شركتك نماذج مُعدة مسبقًا لتقارير العمل، اطلب من رئيسك الاطلاع عليها.يمكنك صياغة تقريرك بنفس أسلوب صياغة تقارير العمل السابقة بشركتك إن أمكنك توفيرها والاطلاع عليها .كما يمكنك طلب مساعدة زملائك أو رئيسك في الحصول عليها.
بعض التحذيرات والإرشادات:
إن كنت ستستخدم تقارير العمل السابقة في شركتك، لا تنسخ ما بها بل اقتبس منها أسلوب الصياغة والمعلومات الهامة فقط، فقد يضرك النسخ الكامل.
أتمنى أن أكون قد قدمت الفائدة العلمية والعملية عن كيفية كتابة تقارير ومستخلصات العمل بأفضل وأبسط طريقة .لا تنسوا الإعجاب بموقعنا المتواضع ومشاركتنا أرآكم في قسم التعليقات في الأسفل لدعمنا والمساهمة في نشر المعلومات والمواضيع الهامة والمفيدة لا تنسونا من صالح دعائكم دمتم في أمان الله والسلام عليكم ورحمة الله.
