أسلوب إدارة الوقت
إدارة الوقت أسلوب إداري شخصي يمكن أن يلجأ إليه الفرد ويستخدمه في مختلف المستويات والنشاطات في الحياة، إذ يمكن للفرد بوساطته أن يخطط وينظم وقت عمله المتاح , بشكل يمكن أن يستغله ويستثمره أفصل استثمار في إنجاز الأعمال المكلف بها على أكمل وجه .
وينحصر ويتركز محور التخطيط وتنظيم الوقت في وضع السبل الكفيلة للقضاء على العوامل والظروف والمواقف التي تسبب ضياع الوقت. فالكثير من تكفيهم , مما يضطرهم إلى إنجاز هذه الأعمال في بيوتهم وعلى حساب حياتهم الخاصة وراحتهم الشخصية وراحة عائلاتهم. وهذا يجعلهم يشعرون بالإرهاق والتعب المستمر, مما يؤثر في حالتهم الصحية, ومستوى أداء عملهم , وعلاقتهم بالأخرين .
فالفرد المرهق والمتوتر ، يكون دائماً في حالة عصبية تنعكس سلباً على أدائ وسلوكه, وما أكثر المشكلات والصياح داخل العائلة بسبب ضغط في العمل وعدم وجود الوقت الكافي لديهم لإنجاز مهامهم، وعدم القدرة على اتخاذ القرارات المناسبة.
ضياع الوقت
فبوجه عام يمكن تعريف ضياع الوقت الذي يعد هدفا ًومحوراً لعمل أسلوب إدارة الوقت بما يلي:
ضياع الوقت عبارة مجموعة من العوامل والظروف و الأحداث مع الفرد أثناء أدائه لعمله خلال وقت العمل الرسمي ، مما تؤخره وتعطله عن إنجاز المهم المناطة به , والواجبات الملقاة على عاتقه , فالاتصالات الهاتفية الشخصية من قبل الزملاء والأصدقاء من داخل العمل او خارجه ، وكذلك الزيارات وشرب المشروبات الساخنة و الباردة مع الاخرين التي ليس لها علاقة بالعمل , وأيضاً عدم توفر المهارة والمعرفة من أجل إدارة الاجتماعات وزيادة عددها دون مبرر ، وقراءة الصحف والمجلات أثناء العمل , تعد جميعها أمثلة واقعية عن العمل والظروف والمواقف والأحداث التي تسبب ضياع الوقت وهدره وعدم استغلاله واستثماره بالشكل المناسب.
يتضح من التعريف أن مسببات ضياع الوقت كثيرة ومتنوعة وتختلف من شخص لأخر حسب مهارته في إدارة الوقت ، وعلاقته مع الآخرين والظروف المحيطة به .
مصادر ضياع الوقت
يمكن تصنيف مصادر ضياع الوقت في مصدرين اثنين هما:
- الشخص نفسه : وهو الذي لا يعرف كيف يستغل ويستثمر وقته بشكل جيد , وهذا ناتج عن ضعف مهاراته وإلمامه بإدارة وتنظيم الوقت بشكل حسن , وفي الواقع هذه المشكلة يمكن تلافيها بواسطة التدريب الذي يزود الشخص بالمفاهيم والأسس والسبل التي يمكن عن طريقها أن يخطط وينظم وقت عمله .
- الآخرون : يكون ضياع الوقت في هذه الحالة مفروضاً على الفرد , فزيارة شخصية لشرب الشاي أو القهوة من قبل زميل في العمل أو من خارج مكان العمل يعتبر مضيعة للوقت مفروضة على الفرد , وبشكل خاص المجتمعات النامية التي يسودها الخجل الاجتماعي .
إدارة الوقت وما هي مسببات ضياع الوقت
أولاً : عدم كفاءة العملية الإدارية : وتعني ضعف المعرفة والإلمام والمهارة لدى الفرد في إدارة وقته واستغلاله بالشكل الأمثل من تخطيط , وتنظيم , ورقابة , وتوجيه.
ثانياً : الاستخدام : يتمثل ضياع الوقت في استخدام الاختيار والتعيين والتدريب والتنمية .
ثالثاً : الاتصالات : ويتمثل ضياع الوقت في الاتصالات في مجالات التالية :
- الاتصال اللفظي .
- أدوات الاتصال .
- نظام الاتصال .
رابعاً: كفاءة متخذي القرارات: يتمثل ضاع الوقت في مجال اتخاذ القرارات من قبل الافراد في المجالات التالية:
- القرارات غير المدروسة :
- نقص المعلومات
خامساً: مضيعات متنوعة: وتشمل مسببات أخرى أهمها ما يلي :
- البطالة المقنعة .
- كثرة الاتصالات الهاتفية دون مبرر اثنا العمل .
- عدم الالتزام بمواعيد العمل الرسمية(الحضور والانصراف) .
- الزيارات الصباحية التي يقوم بها زملاء العمل لبعضهم لشرب القهوة او الشاي .
إجراءات القضاء على مسببات الضياع:
بعد استعراض العوامل أو المسببات التي تؤدي إلى ضياع الوقت و التي عرفناها جيداً يمكننا الآن عرض بعض الإجراءات الإيجابية الكفيلة لمواجهة هذه المسببات والقضاء عليها , والوصول إلى استخدام واستغلال أمثل لوقت العمل الرسمي , وذلك على مستوى حياة الفرد وسبل تنظيمها و توجيهها بالشكل الأفضل , ومن هذه الإجراءات او الحلول :
- مراعاة الوضوح التام في عملية تحديد الأهداف .
- مراعاة التنسيق في وضع التوقيت الزمني لتنفيذ الأنشطة التي تتضمنها الخطة .
- توزيع العمل وفق أوقات العمل بشكل مناسب ومتوازن وعادل .
- تحديد الواجبات والمسؤوليات بالنسبة للفرد مما يسهل ويسرع من عملية تنفيذ الواجبات .
- إدخال أدوات الاتصال و تقنية الحديثة تساعد بشكل سريع وواضح .
- الحد من الاتصالات الهاتفية الشخصية بشكل لبق وذلك بالاعتذار من المتصل عند اطالته للحديث .
اقرأ ايضاً كيفية كتابة تقرير أو مستخلص عمل 2024.
تلك كانت بعض السبل التي يمكن بوساطتها الحد من مسببات ضياع الوقت والتي قد يكون مصدرها الشخص نفسه او الآخرين فالقضاء على هذه المسببات يحقق لنا معادلة إدارة الوقت التالية:
تخطيط و تنظيم سليمين للوقت * سبل القضاء على مسببات اضاعة الوقت = إدارة وقت فعالة
فكل مضيعة للوقت هي توظيف واستثمار غير مناسب وغير سليم للوقت الذي نملكه وله قيمة وثمن يجب العمل على حسن استثماره
“فالوقت كالسيف ان لم تقطعه قطعك” فهذه المقولة تجعلنا ندرك أهمية الوقت وادارته بالشكل المناسب ونجعل حياتنا مملوءة بالراحة والوقت الكافي لتصريف امورنا المعيشية بأقل الإمكانيات و أسرع الطرق شريطة أن لا ننسى الحصول على افل النتائج.
ختما : نرجو أن نكون قد قدمنا لكم معلومات مفيدة و قيمة عن أسلوب إدارة الأعمال و أسباب ضياع الوقت والإجراءات المتعلقة بالقضاء على مسببات الضياع و نرجو أن نكون قد أمتعناكم و ملئنا وقتكم بالشيء المفيد و القيم .
نرجو منكم دعمنا و تحفيزنا بشكل مستمر . لا تنسوا مشاركتنا آرائكم بالتعليقات .
